Ein Interview mit Christoph Thelen. Er gehört zum festen Team des VDT und verantwortet die Entwicklung und Betreuung der Webservices.

Was hat sich aus deiner Sicht in 2020 getan?

Ich würde gerne etwas ausholen und kurz beschreiben, was in den Jahren davor passiert ist.

Gut, starten wir mit einem Rückblick!

Ich bin seit 2017 dabei. In Kooperation mit meinem damaligen Partner Christoph Lieck entstand in 2017 die Veranstaltungswebseite für die ICSA mit einem integrierten Programmkalender und einer Schnittstelle zur früheren Programmplanungs-Systematik, über die der Call for Contributions ablief.

Darauf aufbauend folgte 2018 die Tonmeistertagungs-Webseite. Das Call-Frontend wurde nun implementiert und die Programm-Planungs-App erweitert, so dass die gesamte TMT nun über die neue Webseite geplant und ausgespielt werden konnte.

Infolge einer ausführlichen Analyse der Datenhaltung unter Einbeziehung von Datenschutzauflagen und Sicherheitsaspekten wurde eine Erneuerung der Mitgliederverwaltung erforderlich. Es wurde entschieden sich von der proprietären Lösung auf dem lokalen Büro-Server zu trennen und die Mitgliederverwaltung an einen externen Dienstleister zu übertragen. 3 cloudbasierte Lösungen waren dabei in der engeren Auswahl.

Anfang 2019 fiel die Entscheidung auf den Schweizer Anbieter Webling. Der Umstieg wurde im selben Frühjahr umgesetzt. Etwa zeitgleich entstand der Webauftritt tonmeister.org, mit dem daran angeschlossenen, neuen MyVDT-Bereich als Schnittstelle an die Verwaltungssoftware, in dem unsere Mitglieder ihre Profile selbst administrieren und einige zugriffsbeschränkte Inhalte finden können. In 2019 fand dann noch die ICSA statt, die aus IT-Sicht aufgrund der vielen Vorarbeiten nicht mehr viel Aufwand bedeutet hat.

Das war's bis Ende 2019.

Ok, wie ging es dann in diesem Jahr weiter?

In 2020 war das wichtigste die Kündigung und Abschaltung der früheren Serverumgebung. Das Letzte, was dort noch lief, war der E-Mail-Server mit den „tonmeister.de“ E-Mail Accounts der Mitglieder. Im März gab es den Umzug zu unserem heutigen Server, was wegen der vielen Mailadressen ein ziemlicher Aufwand war.

Warum war dies erforderlich?

Die alte Serverumgebung ein sogenannter Root-Server, verursachte neben hohen Betriebskosten auch regelmäßig erheblichen Administrationsaufwand.

Nach einer Kosten- / Nutzenabwägung hat sich herausgestellt, dass die Bedürfnisse mit einem sogenannten Shared-Hosting erheblich günstiger und unaufwändiger erfüllt werden können. Gleichzeitig konnten wir damit aber auch den „tonmeister.de“ E-Mail Service verbessern.

Was genau wurde beim „tonmeister.de“ E-Mail Service verbessert?

Jedes Mitglied, welches diesen Service nutzt, hat nun die Möglichkeit Passwörter eigenständig zu ändern und zurückzusetzen. Spam-Filter können individuell konfiguriert und Autoresponder selbstständig eingerichtet werden. Die E-Mail-Domains wurden um vier weitere Domains ergänzt. Datenschutz- und Sicherheitsaspekte wurden berücksichtigt und an geltendes Recht angepasst.

Was ist in 2020 noch passiert?

Der MyVDT Bereich wurde verbessert und ausgebaut. In diesem Jahr insbesondere für Mitglieder die für den Verband ehrenamtlich tätig sind. Ehrenamtler haben Zugriff auf filterbare und sortierbare Mitgliederlisten ihres Ressorts. Es gibt Mailinglisten für Referate und Regionalgruppen, die automatisch aktuell gehalten werden. Die Ressortleitungen können ihre Webnews selbst einpflegen, Termine selbst auf der Terminliste veröffentlichen. Als Pilotprojekt hat das Referat Aus- und Weiterbildung einen eigenen Bereich auf der Webseite erhalten. Weitere Referate sollen folgen.

Die Synchronisation der Mitgliederdaten (Anlegen von Neumitgliedern, Löschen von ausgetretenen Mitgliedern) zwischen Webling und MyVDT wurde mittels eines sog. Cronjobs automatisiert. So sind alle Mitgliedsdaten auf beiden Plattformen up-to-date.

Im Zuge einer Mitgliederbefragung im Vorfeld der Zukunftskonferenz Ende des Jahres wurde ein Modul entwickelt und eingerichtet, welches komfortabel Umfragen ermöglicht. Zusätzlich kann dieses Tool für geheime Wahlen eingesetzt werden. Wir haben damit auch zukünftig eine Infrastruktur für Abstimmungen, aber auch für kurze Mitgliederbefragungen ganz gezielt zu einem Thema. Auch öffentliche Umfragen über das Webfrontend sind damit möglich.

Ein weiterer Meilenstein war VDT-Live. Ich war dabei für die Einbindung von Videos (live und on-demand), eines Live-Chats und eines 3D-Audio-Players mit Headtracking in die Website verantwortlich.

Wie ist aus deiner Sicht die VDT-Live gelaufen?

Die VDT-Live war aus meiner Sicht ein sehr erfolgreicher Test einer zukunftsträchtigen Plattform.

Das war wirklich viel in 2020! Wie geht es weiter? Was passiert im nächsten Jahr?

Wir wollen unsere Strategie eines modularen Aufbaus der stark weborientierten IT-Infrastruktur fortsetzen. Wo es möglich ist, sollen kostengünstige professionelle externe Lösungen genutzt werden. Wir wollen jederzeit in der Lage sein mit überschaubaurem Aufwand einzelne Bereiche auszutauschen oder zu optimieren, ohne das gesamte Konstrukt in Frage stellen zu müssen. Wichtig dabei ist, dass es stabile standardisierte Kommunikationsschnittstellen zwischen den einzelnen Bereichen gibt. Die Grundstruktur steht im Prinzip, so dass wir uns nun um die Weiterentwicklung im Detail kümmern können.

Das klingt nach einer guten Strategie. Was bedeutet das aber nun konkret?

Konkret soll der MyVDT-Bereich weiter ausgebaut und verbessert werden. Einerseits um langweilige, aber praktische Funktionen, wie die Bereitstellung der Beitrags-Jahresrechnung im persönlichen Profil, als Download bereitzustellen, andererseits um den Mitgliedern Kommunikations- und Vernetzungsmöglichkeiten zu bieten. Um das optimal umzusetzen sind wir auch auf Feedback durch die Mitglieder selbst, angewiesen.

Besonders die Vernetzung der Mitglieder untereinander ist ein großes Projekt, weniger aus technischer Sicht, als vielmehr in Bezug auf Datenschutz und Akzeptanz durch die Mitglieder. Zum Beispiel wollen wir Mitgliedern ermöglichen, ihre E-Mail-Adresse, Postleitzahl oder Telefonnummer für andere Mitglieder sichtbar zu machen, wenn sie es wünschen. Jedes Mitglied soll dabei selbst entscheiden, welche seiner Daten für wen sichtbar sind. Hier ist noch zu klären wie fein abgestuft das am Ende wird.

Der Newsletter ist ein weiterer Punkt auf der Agenda. Momentan schicken wir unsere Newsletter aus der Mitgliederverwaltung Webling. Das war niederschwellig möglich und ist praktisch, wir kommen aber an die Grenzen des Systems. Beispielsweise können wir wirklich nur Mitglieder anschreiben; Nichtmitglieder oder potentielle Besucher einer Veranstaltung können wir damit nicht erfassen. Deshalb steht für 2021 die Einführung eines Newsletter-Tools an, das direkt in unserem Web-Backend integriert ist. Momentan sind wir in der Beta-Testphase und wollen das Thema im kommenden Jahr ausrollen.

Darüberhinaus befindet sich, wegen der Rechtsprechung und Änderungen der gesetzlichen Vorgaben in diesem Bereich, das Thema Datenschutz wieder auf der Agenda.

Die wegen Corona auf 2021 verschobene TMT31 ist ebenfalls in Planung. Hier wird es mit Sicherheit weitere Anpassungen und Optimierungen geben.

Schließlich und endlich ist noch ein Update des Web-Frontends der Verbandswebseite mit komfortabler Suchfunktion und besserer Haptik vorgesehen.